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哈尔滨华德学院教学工作档案管理办法

作者：时间：2024-09-13 点击数：

教学工作是学校的中心工作，在教学工作中形成的各种档案材料记录了教学工作的全过程，是衡量教学工作水平和质量的重要标志，是教学检查和教学评估的重要依据，是学校档案的重要组成部分。为了进一步加强教学工作档案的管理，明确学校各有关单位的责任，制定本管理办法。

教学工作档案在学校教学副校长的领导下，由档案室、教务处、各学院分级、分工负责管理。

一、教学档案实行三级管理

一级：在教学工作中形成的，对学校工作有永久或长期保存价值的档案，由学校档案室集中统一分门别类进行保管和利用。

二级：教务处在教学管理工作中形成的，对教务处工作有保存价值的档案，由教务处集中统一保管和利用。各学院在教学工作中形成的，对各学院工作有保存价值的档案由各学院集中统一保管和利用。

三级：各系（教研室）、实验室在教学工作中形成的，对系（教研室）、实验室工作有保存价值的档案，由各系（教研室）、实验室集中统一分门别类进行保管和利用。

二、教学档案实行分工负责制

（一）档案室职责

1．贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，制定学校教学档案工作的各种规章制度。

2．监督、指导教务处做好进室档案和教务处保存档案的收集、积累和整理组卷工作，并接收组卷完毕的档案进室。

3．配合教务处对各学院的档案工作情况进行监督、检查。

4．负责对接收来的档案进行整理、鉴定、保管和统计。

5．开展档案的开放与利用工作，为学校的教学工作服务。

6．确保归档教学档案的安全，维护档案的完整、准确，最大限度地延长档案的使用寿命。

7．利用教学档案编辑档案参考资料和检索工具，积极开发档案信息资源。

8．配合教务处对各单位专（兼）职档案人员进行业务培训，开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平。

（二）教务处职责

1．教务处应明确专人主管教学档案工作，其主要职责是：

（1）贯彻有关档案工作的方针、政策和法规，将档案工作纳入到学校有关教学的规章制度之中，纳入到本部门的工作计划之中，纳入到有关人员的岗位职责之中。

（2）加强与学校档案室的联系，协同做好档案工作的监督、检查和指导，确保本部门归档材料的齐全、完整、规范。

（3）按照教学档案归档范围和分工管理的规定，将一级档案材料和由教务处保存的二级材料收集并积累起来，合理分类存放，便于利用和立卷归档。

（4）在档案室有关人员的指导下将进室材料进行整理、组卷，保证归档文件材料完整、准确、系统；归档案卷做到组卷合理、编写页号准确、卷内目录填写清楚、案卷标题简明扼要。

（5）主动接受档案室的业务指导和监督检查，按规定时间向档案室移交档案。

（6）将由教务处保存的材料进行规范化整理，编目，排架，并妥善保管。

（7）积极参加业务学习，不断提高档案管理水平。

2．教务处各科科长负责本科室教学档案的收集、整理、归档工作。

（三）各学院职责

1．应明确专人主管档案工作，负责本学院教学档案工作的组织、监督和检查，将教学档案工作落实到日常教学管理工作中。

2．各学院档案管理人员负责本单位形成的教学档案的收集、整理、立卷、归档，保管好本单位的二级档案，并提供利用。

3．各教研室（实验室）负责人负责本单位教学档案的收集、积累和归档工作，同时要保管好本单位的三级档案，并提供利用。

三、教学档案的形成与管理

（一）各学院要在布置工作时向教师和工作人员布置形成档案的任务，必要时可规定档案的内容和形式，在检查工作进度时要检查档案的形成情况，在总结工作时要把档案的形成情况作为其中的一项，验收工作时要同时验收档案。

（二）各单位的兼职档案员要在工作中随时收集和积累教学档案材料，并定期整理，按照要求及时将一级档案移交档案室，并科学、规范、安全地保管好二、三级档案。

（三）各单位要建立档案的借阅制度，设立档案借阅登记簿，及时催还。借出的档案需要续借者要重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅并进行必要的说服教育，情节严重者，报请有关部门进行处罚。离校和退休人员在办理手续前，必须清还档案。

（四）各单位兼职档案员工作变动时，首先要做好档案交接工作，并经主管领导检查验收。新的兼职档案员上岗，所在单位应及时通知校档案室。

四、教学档案的归档范围、级别及类别

部门归档材料见附表。

附表

各部门本科教学档案归档范围一览表

（一）档案馆负责保管项目

序号	归档内容	归档单位	备注
1	上级关于本科教学工作的文件材料	教务处
2	本科教育教学改革、培养目标、培养规格、工作思路、工作要点等方面的文件、材料	教务处
3	本科教学评估、考核材料、检查材料、课程评估材料	教务处
4	本校印发有关本科教学工作的文件、规章制度	教务处	三份（一份附原稿）
5	有关本科教学工作会议的文件材料	教务处
6	非学历教育培训、进修人员材料	继续教育学院
7	本科教育合作办学协议及其他材料	教务处
8	各类教育教学评审、奖励材料及汇编	教务处
9	本科课程建设相关材料（具体包括：课程建设规划，课程改革，各级优秀、精品课程建设、立项、评选等材料）	教务处
10	有关本科教学工作的综合统计材料	教务处
11	本科教育教学研究立项、教学研究成果奖的申报、评审、检查、验收材料	教务处
12	专业建设和发展规划，新专业论证、申报、审批材料	教务处
13	本科人才培养方案、教学大纲、教学进度表	教务处
14	本科教学任务书、课程安排表、考试安排表	教务处
15	教学事故处理的有关材料	教务处
16	实习计划、实习总结、实验、实习、课程设计教学大纲	教务处
17	毕业设计检查材料，毕业设计总结	教务处
18	本科生成绩单、成绩报告单、成绩更正审批材料	教务处
19	学籍变更（留级、休学、复学、转学、退学等）材料，考试违规情况记录表及处分材料	教务处
20	本科生学籍卡片	教务处
21	毕业证、学位证信息情况一览表	教务处
22	外语统考考试成绩	教务处
23	教师培训活动的有关材料	教务处
24	教学简报	教务处
25	教材建设规划，教材建设立项、评审、检查、验收等材料	教务处
26	本校自编、主编的本科生教材、实验（实习）指导书、讲义，各院系、学期教材使用计划表	教务处
27	教务处文件	教务处	一份（附原稿）
28	《本科生试卷、成绩分析表（课程）》及标准答案、评分标准、空白试卷汇编	教务处
29	学士学位授予的评审材料	教务处
30	本科生毕业设计（论文）立题论证书、毕业设计（论文）手册、毕业论文（含电子文档）	各学院
31	典型教案、重要备课记录	各学院

注：以上材料的具体保存期限及类别按学校档案馆的具体要求执行。

（二）教务处负责保管项目

序号	归档内容	归档单位	保存期限
1	本校印发有关本科教学工作的文件、规章制度	教务处	10年
2	教务处文件	教务处	5年
3	上级关于本科教学工作的文件材料（复印件）	教务处	10年
4	教务处工作要点、工作计划、工作总结、经费预算	教务处	10年
5	各类考试安排、考试巡考记录、考试违规处理及缓考材料	教务处	5年
6	本科人才培养方案、教学大纲、教学进度表	教务处	永久
7	停、调课申请表	教务处	3年
8	毕业设计工作总结	教务处	5年
9	各教学单位上交的与本科教学工作相关的请示报告	教务处	永久
10	毕业文件、学位授予文件	教务处	永久
11	学籍处理文件（留级、休学、退学、转学）	教务处	永久
12	本科在校学生成绩单	教务处	4年
13	历届学生成绩册及学生成绩数据库	教务处	5年
14	学科竞赛有关材料	教务处	5年
15	教学简报	教务处	10年
16	外语统考考试成绩数据	教务处	4年
17	向上级单位提交的各类统计报表底档	教务处	永久
18	外语统考考试报名材料	教务处	5年
19	校内外各类竞赛的报名、组织、获奖材料	教务处	10年
20	教务处论文撰写情况统计表	教务处	3年
21	全校主编各层次教材情况一览表	教务处	3年
22	选用外文原版教材情况一览表	教务处	3年
23	优秀学生转专业的规定及执行情况	教务处	3年
24	本科学生名册	教务处	5年
25	试卷核查、检查材料	教务处	5年
26	各类本科教学秩序检查、教学测评、教学评估有关材料	教务处	3年
27	教务处会议记录	教务处	5年

（三）各学院负责保管项目

序号	归档内容	归档单位	保存期限
1	各教学单位教学工作计划、工作总结	各学院	5年
2	各教学单位有关本科教学工作的会议记录	各学院	3年
3	本科教学方法改革的有关材料	各学院	4年
4	各教学单位领导听课记录	教务处	3年
5	专业建设和发展规划，新专业建设的有关材料	各学院	10年
6	教学计划、培养方案、教学大纲、课程大纲	各学院	永久
7	本科生实习总结，学生实习手册	各学院	1年
8	典型教案、重要备课记录	各学院	3年
9	各学院内部教学管理文件、规章制度	各学院	10年
10	学生学籍管理的有关材料	各学院	5年
11	各学院使用的教材目录	各学院	5年
12	各类考试有关材料（如：考试安排、监考安排、缓考审批单、考试报名材料等）	各学院	5年
13	查卷申请表	各学院	5年
14	本科学生成绩单、成绩更正审批材料、成绩报送回执	各学院	5年
15	四、六级全国大学生外语统考学生报名、核对材料、成绩	各学院	5年
16	学科竞赛有关材料（如：报名单、获奖材料、经费预算、竞赛组织等材料）	各学院	10年
17	学院学位评定分委员会学士学位评审材料	各学院	永久
18	学生选课的有关材料	各学院	5年
19	各学院师资队伍情况的有关材料及统计报表	各学院	5年
20	各学院教师培养计划、新教师教学效果考核材料	各学院	5年
21	各类教师著作、学术论文、教育教学研究成果统计材料	各学院	5年
22	校级及以上教学内容、课程体系改革及其他教改立项和完成情况、获奖统计	各学院	5年
23	各学院教学秩序检查、教学测评、教学评估有关材料	各学院	5年
24	学生参加各类校外科技活动的相关材料	各学院	5年
25	本科生试卷（含试卷封皮、标准答案、评分标准、成绩表、试卷、成绩分析表等材料）	各学院	5年

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