教学工作是学校的中心工作，在教学工作中形成的各种档案材料记录了教学工作的全过程，体现了学校对教学的思想和方法，是衡量教学工作水平和质量的重要标志，是教学检查和教学评估的重要依据，是学校档案的重要组成部分。为了进一步加强教学工作档案的管理，明确学校各有关单位的责任，制定本管理办法。
教学工作档案在学校主管档案工作和教学工作的副院长的领导下，由档案室、教务处、各学院分级、分工负责管理。
一.教学档案实行三级管理
(一) 一级：在教学工作中形成的，对学校工作有永久或长期保存价值的档案，由学校档案室集中统一分门别类进行保管和利用。
(二) 二级：教务处在教学管理工作中形成的，对教务处工作有保存价值的档案，由教务处集中统一保管和利用。各学院在教学工作中形成的，对各学院工作有保存价值的档案由各学院集中统一保管和利用。
(三) 三级：各教研室、实验室在教学工作中形成的，对教研室、实验室工作有保存价值的档案，由各教研室、实验室集中统一分门别类进行保管和利用。
二.教学档案实行分工负责制
(一) 档案室职责
1．贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，制定学校教学档案工作的各种规章制度。
2．监督、指导教务处做好进室档案和教务处保存档案的收集、积累和整理组卷工作，并接收组卷完毕的档案进室。
3．配合教务处对各学院的档案工作情况进行监督、检查。
4．负责对接收来的档案进行整理、鉴定、保管和统计。
5．开展档案的开放与利用工作，为学校的教学工作服务。
6．确保归档教学档案的安全，维护档案的完整、准确，最大限度地延长档案的寿命。
7．利用教学档案编辑档案参考资料和检索工具，积极开发档案信息资源。
8．配合教务处对各单位专（兼）职档案人员进行业务培训，开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平。
(二) 教务处职责
1．教务处应明确专人主管教学档案工作，其主要职责是：
（1）贯彻有关档案工作的方针、政策和法规，将档案工作纳入到学校有关教学的规章制度之中，纳入到本部门的工作计划之中，纳入到有关人员的岗位职责之中。
（2）加强与学校档案室的联系，协同做好档案工作的监督、检查和指导，确保本部门归档材料的齐全、完整、规范。
（3）按照教学档案归档范围和分工管理的规定，将一级档案材料和由教务处保存的二级材料收集并积累起来，合理分类存放，便于利用和立卷归档。
（4）在档案室有关人员的指导下将进室材料进行整理、组卷，保证归档文件材料完整、准确、系统；归档案卷做到组卷合理、编写页号准确、卷内目录填写清楚、案卷标题简明扼要。
（5）主动接受档案室的业务指导和监督检查，按规定时间向档案室移交档案。
（6）将由教务处保存的材料进行规范化整理，编目，排架，并妥善保管。
（7）积极参加业务学习，不断提高档案管理水平。
3．教务处各科科长负责本科室教学档案的收集、整理、归档工作。
(三) 各学院职责
1．应明确专人主管档案工作，负责本学院教学档案工作的组织、监督和检查，将教学档案工作落实到日常教学管理工作中。
2．各学院档案管理人员负责本单位形成的教学档案的收集、整理、立卷、归档，保管好本单位的二级档案，并提供利用。
3．各教研室（实验室）负责人负责本单位教学档案的收集、积累和归档工作，同时要保管好本单位的三级档案，并提供利用。
三.教学档案的形成与管理
(一)各学院要在布置工作时向教师和工作人员布置形成档案的任务，必要时可规定档案的内容和形式，在检查工作进度时要检查档案的形成情况，在总结工作时要把档案的形成情况作为其中的一项，验收工作时要同时验收档案。
(二)各单位的兼职档案员要在工作中随时收集和积累教学档案材料，并定期整理，按照要求及时将一级档案移交档案室，并科学、规范、安全地保管好二、三级档案。
(三)各单位要建立档案的借阅制度，设立档案借阅登记簿，及时催还。借出的档案需要续借者要重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅并进行必要的说服教育，情节严重者，报请有关部门进行处罚。离校和退休人员在办理手续前，必须清还档案。
(四)各单位兼职档案员工作变动时，首先要做好档案交接工作，并经主管领导检查验收。新的兼职档案员上岗，所在单位应及时通知校档案室。
四.教学档案的归档范围、级别及类别。
部门归档材料见附表。
二〇一二年十一月修订
附表：
各部门本科教学档案归档范围一览表
（一）档案馆负责保管项目
序号
| 归档内容
| 归档单位
| 备 注
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1
| 上级关于本科教学工作的文件材料
| 教务处
|
|
2
| 本科教育教学改革、培养目标、培养规格、工作思路、工作要点等方面的文件、材料
| 教务处
|
|
3
| 本科教学评估、考核材料、检查材料、课程评估材料
| 教务处
|
|
4
| 本校印发有关本科教学工作的文件、规章制度
| 教务处
| 三份(一份附原稿)
|
5
| 有关本科教学工作会议的文件材料
| 教务处
|
|
6
| 非学历教育培训、进修人员材料
| 职业教育学院
|
|
7
| 本科教育合作办学协议及其它材料
| 教务处
|
|
8
| 各类教育教学评审、奖励材料及汇编
| 教务处
|
|
9
| 本科课程建设相关材料（具体包括：课程建设规划，课程改革，各级优秀、精品课程建设、立项、评选等材料）
| 教务处
|
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10
| 有关本科教学工作的综合统计材料
| 教务处
|
|
11
| 本科教育教学研究立项、教学研究成果奖的申报、评审、检查、验收材料
| 教务处
|
|
12
| 专业建设和发展规划，新专业论证、申报、审批材料
| 教务处
|
|
13
| 本科人才培养方案、教学大纲、教学进度表
| 教务处
|
|
14
| 本科教学任务书、课程安排表、考试安排表
| 教务处
|
|
15
| 教学事故处理的有关材料
| 教务处
|
|
16
| 实习计划、实习总结、实验、实习、课程设计教学大纲
| 教务处
|
|
17
| 毕业设计检查材料，毕业设计总结
| 教务处
|
|
18
| 本科生成绩单、成绩报告单、成绩更正审批材料
| 教务处
|
|
19
| 学籍变更（留级、休学、复学、转学、退学等）材料，考试违规情况记录表及处分材料
| 教务处
|
|
20
| 本科生学籍卡片
| 教务处
|
|
21
| 毕业证、学位证信息情况一览表
| 教务处
|
|
22
| 外语统考考试成绩
| 教务处
|
|
23
| 教师培训活动的有关材料
| 教务处
|
|
24
| 教学简报
| 教务处
|
|
25
| 教材建设规划，教材建设立项、评审、检查、验收等材料
| 教务处
|
|
26
| 本校自编、主编的本科生教材、实验（实习）指导书、讲义，各院系、学期教材使用计划表
| 教务处
|
|
27
| 教务处文件
| 教务处
| 一份（附原稿）
|
28
| 《本科生试卷、成绩分析表（课程）》及标准答案、评分标准、空白试卷汇编
| 教务处
|
|
29
| 学士学位授予的评审材料
| 教务处
|
|
30
| 本科生毕业设计（论文）立题论证书、毕业设计（论文）手册、毕业论文（含电子文档）
| 各学院
|
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31
| 典型教案、重要备课记录
| 各学院
|
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注：以上材料的具体保存期限及类别按学校档案馆的具体要求执行。
（二）教务处负责保管项目
序号
| 归档内容
| 归档单位
| 保存期限
|
1
| 本校印发有关本科教学工作的文件、规章制度
| 教务处
| 10年
|
2
| 教务处文件
| 教务处
| 5年
|
3
| 上级关于本科教学工作的文件材料（复印件）
| 教务处
| 10年
|
4
| 教务处工作要点、工作计划、工作总结、经费预算
| 教务处
| 10年
|
5
| 各类考试安排、考试巡考记录、考试违规处理及缓考材料
| 教务处
| 5年
|
6
| 本科人才培养方案、教学大纲、教学进度表
| 教务处
| 永久
|
7
| 停、调课申请表
| 教务处
| 3年
|
8
| 毕业设计工作总结
| 教务处
| 5年
|
9
| 各教学单位上交的与本科教学工作相关的请示报告
| 教务处
| 永久
|
10
| 毕业文件、学位授予文件
| 教务处
| 永久
|
11
| 学籍处理文件（留级、休学、退学、转学）
| 教务处
| 永久
|
12
| 本科在校学生成绩单
| 教务处
| 4年
|
13
| 历届学生成绩册及学生成绩数据库
| 教务处
| 5年
|
14
| 学科竞赛有关材料
| 教务处
| 5年
|
15
| 教学简报
| 教务处
| 10年
|
16
| 外语统考考试成绩数据
| 教务处
| 4年
|
17
| 向上级单位提交的各类统计报表底档
| 教务处
| 永久
|
18
| 外语统考考试报名材料
| 教务处
| 5年
|
19
| 校内外各类竞赛的报名、组织、获奖材料
| 教务处
| 10年
|
20
| 教务处论文撰写情况统计表
| 教务处
| 3年
|
21
| 全校主编各层次教材情况一览表
| 教务处
| 3年
|
22
| 选用外文原版教材情况一览表
| 教务处
| 3年
|
23
| 优秀学生转专业的规定及执行情况
| 教务处
| 3年
|
24
| 本科学生名册
| 教务处
| 5年
|
25
| 试卷核查、检查材料
| 教务处
| 6年
|
26
| 各类本科教学秩序检查、教学测评、教学评估有关材料
| 教务处
| 3年
|
27
| 教务处会议记录
| 教务处
| 5年
|
（三）各学院负责保管项目
序号
| 归档内容
| 归档单位
| 保存期限
|
1
| 各教学单位教学工作计划、工作总结
| 各学院
| 5年
|
2
| 各教学单位有关本科教学工作的会议记录
| 各学院
| 3年
|
3
| 本科教学方法改革的有关材料
| 各学院
| 4年
|
4
| 各教学单位领导听课记录
| 教务处
| 3年
|
5
| 专业建设和发展规划，新专业建设的有关材料
| 各学院
| 10年
|
6
| 教学计划、培养方案、教学大纲、课程大纲
| 各学院
| 永久
|
7
| 本科生实习总结，学生实习手册
| 各学院
| 1年
|
8
| 典型教案、重要备课记录
| 各学院
| 3年
|
9
| 各学院内部教学管理文件、规章制度
| 各学院
| 10年
|
10
| 学生学籍管理的有关材料
| 各学院
| 5年
|
11
| 各学院使用的教材目录
| 各学院
| 5年
|
12
| 各类考试有关材料（如：考试安排、监考安排、缓考审批单、考试报名材料等）
| 各学院
| 5年
|
13
| 查卷申请表
| 各学院
| 5年
|
14
| 本科学生成绩单、成绩更正审批材料、成绩报送回执
| 各学院
| 5年
|
15
| 四、六级全国大学生外语统考学生报名、核对材料、成绩
| 各学院
| 5年
|
16
| 学科竞赛有关材料（如：报名单、获奖材料、经费预算、竞赛组织等材料）
| 各学院
| 10年
|
17
| 学院学位评定分委员会学士学位评审材料
| 各学院
| 永久
|
18
| 学生选课的有关材料
| 各学院
| 5年
|
19
| 各学院师资队伍情况的有关材料及统计报表
| 各学院
| 5年
|
20
| 各学院教师培养计划 、新教师教学效果考核材料
| 各学院
| 5年
|
21
| 各类教师著作、学术论文、教育教学研究成果统计材料
| 各学院
| 5年
|
22
| 校级及以上教学内容、课程体系改革及其它教改立项和完成情况、获奖统计
| 各学院
| 5年
|
23
| 各学院教学秩序检查、教学测评、教学评估有关材料
| 各学院
| 5年
|
24
| 学生参加各类校外科技活动的相关材料
| 各学院
| 5年
|
25
| 本科生试卷（含试卷封皮、标准答案、评分标准、成绩表、试卷、成绩分析表等材料）
| 各学院
| 6年
|
